toto
07-07-2005, 12:21 AM
Vài kinh nghiệm hữu ích trong Microsoft Word
T?C ?Ộ ??NH M?Y CỦA BẠN LÀ BAO NHIÊU?
Bạn có thể sử dụng các phần m?m chuyên dụng cho việc này, nhưng biết được tốc độ đáh máy của mình ngay khi đang soạn thảo trên Word thì hẳn thuận tiện hơn. ?ầu tiên, bạn mở màn hình soạn thảo Word ra, nhưng nhớ là màn hình trống chứ đừng gõ chữ gì vào đó cả. Sau đó bạn sẽ tính tốc độ gõ của mình bằng cách gõ trong vòng một phút. Bạn muốn gõ nội dung gì thì tùy ý, có thể là một bài hát hay đại loại gì đó. Sau đó bạn vào menu File > Properties > Statistics.
Trong khung Statistics bạn xem giá trị của dòng characters (with space) là bao nhiêu? Ví dụ ở trên là 360, rồi bạn lấy số đó chia cho 5 thì bạn sẽ biết được trong một phút bạn đáng được bao nhiêu từ (tính trung bình một từ bao gồm 5 ký tự kể cả ký tự trắng).
PH?M TẮT
Ngoài các thanh công cụ được thiết kế nhằm giúp ngư?i sử dụng thao tác nhanh hơn thì chúng ta còn sử dụng phím tắt gõ trực tiếp các ký hiệu từ bàn phím kh?i phải tốn th?i gian cho thao tác dùng chuột. Hầu như đa số các lệnh trong Word đ?u được gán cho các phím tắt, nhưng vì quá nhi?u nên chúng ta chỉ nhớ một vài lệnh thông dụng mà thôi. ?ể biết các phím tắt của các lệnh thì bạn có thể vào menu Tools > Customize > Keyboard.
Bạn ch?n các nhóm lệnh trong phần Categories rồi ch?n lệnh cần dùng trong phần Commands, phím tắt của nó (nếu có) sẽ xuất hiện trong bảng Current Keys. Ví dụ ở trên lệnh gán thuộc tính Heading 1 sẽ có phím tắt là Alt + Ctrl + 1.
Bạn có thể tạo phím tắt mới cho bất kỳ lệnh nào mà bạn muốn cũng được. ?ể thực hiện thì đầu tiên bạn ch?n lệnh cần tạo, sau đó gõ các phím tắt mà bạn muốn vào ô Press new shortcut key. Bạn nên kết hợp các phím chức năng Ctrl, Alt, Shift và các phím thư?ng khác, tối đa là 4 phím và tối thiểu là 2 phím. Trư?ng hợp bạn gõ vào mà không hiện ra kí tự thì có nghĩa là đã bị trùng rồi nên bạn phải gõ lại bằng các phím khác. Sau khi gõ xong, bạn ch?n Assign và tiếp tục gõ các phím tắt kế nếu bạn muốn. Ở mục “Save Changes in? nếu bạn ch?n Normal.dot thì việc bạn mới thêm vào sẽ có tác dụng cho toàn bộ các tài liệu Word, còn mục còn lại thì chỉ có tác dụng trong tài liệu đó mà thôi.
BẢO VỆ TÀI LIỆU TR?NH BỊ SỬA ?ỔI SAO CHÉP
Nếu bạn muốn giao các tài liệu Word của bạn cho ngư?i khác mà chỉ muốn h? xem thôi chứ không được hiệu chỉnh, copy, cut…bất cứ nội dung nào trong tài liệu đó thì bạn có thể làm như sau:
Mở tài liệu cần bảo vệ ra và ch?n menu Tools > Protect Document. Mục Traced chages chỉ cho phép thay đổi thuộc tính định dạng chữ. Mục Comment thì chỉ cho phép thêm chú thích (comment) vào tài liệu mà không được hiệu chỉnh nội dung của tài liệu. Bạn nên ch?n mục Form là mức bảo vệ cao nhất. Ngoài ra, nếu bạn muốn để ngư?i khác được quy?n thao tác trên một hay một số section nào đó thì bạn có thể vào mục Section để b? tùy ch?n bảo vệ cho các section mà bạn muốn.
Kế đó, đi?n mật mã vào ô Password (optional), sau đó gõ lại lần nữa. Như thế thì ai có mật mã mới được quy?n hiệu chỉnh tài liệu này. Trư?ng hợp muốn gỡ b? thuộc tính này thì bạn vào menu Tools > Unprotect Document và gõ lại mật mã mà bạn đã ch?n lúc xác lập.
??NH DẤU TÀI LIỆU ?ƯỢC THAY ?ỔI VỚI TRACK CHANGES
Nếu thuộc tính Protect Document được dùng để bảo vệ tài liệu để tránh m?i sự sửa chữa thì thuộc tính Track Changes (hoặc Rivision trong các phiên bản MS Word cũ) cho phép m?i ngư?i có thể hiệu chỉnh, nhưng nó sẽ đánh dấu bất cứ sự thay đổi nào dù là nh? nhất và nó giúp chúng ta có thể dễ dàng thấy được cũng như so sánh những thay đổi đó.
?ể gán Track Changes cho một tài liệu thì khi mở tài liệu đó lần đầu tiên, vào menu Tools > Track Changes hoặc gõ Ctrl + Shift + E để kích hoạt nó, hoặc cũng có thể g?i thanh Reviewing trong Toolbars. Bây gi? bạn save lại thì nó đã được gán thuộc tính Track Changes rồi đấy.
Khi hiệu chỉnh thì chúng ta có các tùy ch?n:
- Final Showing Markup (mặc định): đối tượng mới được hiệu chỉnh sẽ thay thế đối tượng cũ và đối tượng cũ này cũng được hiển thị để so sánh ở khung kế bên.
- Final: chỉ hiển thị tài liệu đã được hiệu chỉnh cuối cùng mà không đánh dấu hay so sánh với tài liệu gốc.
- Original Showing Markup: hiển thị tài liệu gốc có đánh dấu phần được thay đổi cũng như hiển thị các phần mới được thay đổi ở một khung riêng kế bên.
- Original: hiển thị lại tài liệu gốc mà không đánh dấu các thay đổi.
Nếu bạn đánh dấu Accept Change cho một thay đổi nào đó được xem là thuộc tài liệu gốc, và để hủy b? một thay đổi thì bạn dùng lệnh Reject Change/ Delete Comment. Ngoài ra, nếu muốn ghi chú cho một mục nào đó thì bạn có thể dùng lệnh New Comment để chèn vào. Nếu thực hiện một lần thì bạn sẽ thấy nó dễ hiểu và hữu ích như thế nào.
[B]
T?C ?Ộ ??NH M?Y CỦA BẠN LÀ BAO NHIÊU?
Bạn có thể sử dụng các phần m?m chuyên dụng cho việc này, nhưng biết được tốc độ đáh máy của mình ngay khi đang soạn thảo trên Word thì hẳn thuận tiện hơn. ?ầu tiên, bạn mở màn hình soạn thảo Word ra, nhưng nhớ là màn hình trống chứ đừng gõ chữ gì vào đó cả. Sau đó bạn sẽ tính tốc độ gõ của mình bằng cách gõ trong vòng một phút. Bạn muốn gõ nội dung gì thì tùy ý, có thể là một bài hát hay đại loại gì đó. Sau đó bạn vào menu File > Properties > Statistics.
Trong khung Statistics bạn xem giá trị của dòng characters (with space) là bao nhiêu? Ví dụ ở trên là 360, rồi bạn lấy số đó chia cho 5 thì bạn sẽ biết được trong một phút bạn đáng được bao nhiêu từ (tính trung bình một từ bao gồm 5 ký tự kể cả ký tự trắng).
PH?M TẮT
Ngoài các thanh công cụ được thiết kế nhằm giúp ngư?i sử dụng thao tác nhanh hơn thì chúng ta còn sử dụng phím tắt gõ trực tiếp các ký hiệu từ bàn phím kh?i phải tốn th?i gian cho thao tác dùng chuột. Hầu như đa số các lệnh trong Word đ?u được gán cho các phím tắt, nhưng vì quá nhi?u nên chúng ta chỉ nhớ một vài lệnh thông dụng mà thôi. ?ể biết các phím tắt của các lệnh thì bạn có thể vào menu Tools > Customize > Keyboard.
Bạn ch?n các nhóm lệnh trong phần Categories rồi ch?n lệnh cần dùng trong phần Commands, phím tắt của nó (nếu có) sẽ xuất hiện trong bảng Current Keys. Ví dụ ở trên lệnh gán thuộc tính Heading 1 sẽ có phím tắt là Alt + Ctrl + 1.
Bạn có thể tạo phím tắt mới cho bất kỳ lệnh nào mà bạn muốn cũng được. ?ể thực hiện thì đầu tiên bạn ch?n lệnh cần tạo, sau đó gõ các phím tắt mà bạn muốn vào ô Press new shortcut key. Bạn nên kết hợp các phím chức năng Ctrl, Alt, Shift và các phím thư?ng khác, tối đa là 4 phím và tối thiểu là 2 phím. Trư?ng hợp bạn gõ vào mà không hiện ra kí tự thì có nghĩa là đã bị trùng rồi nên bạn phải gõ lại bằng các phím khác. Sau khi gõ xong, bạn ch?n Assign và tiếp tục gõ các phím tắt kế nếu bạn muốn. Ở mục “Save Changes in? nếu bạn ch?n Normal.dot thì việc bạn mới thêm vào sẽ có tác dụng cho toàn bộ các tài liệu Word, còn mục còn lại thì chỉ có tác dụng trong tài liệu đó mà thôi.
BẢO VỆ TÀI LIỆU TR?NH BỊ SỬA ?ỔI SAO CHÉP
Nếu bạn muốn giao các tài liệu Word của bạn cho ngư?i khác mà chỉ muốn h? xem thôi chứ không được hiệu chỉnh, copy, cut…bất cứ nội dung nào trong tài liệu đó thì bạn có thể làm như sau:
Mở tài liệu cần bảo vệ ra và ch?n menu Tools > Protect Document. Mục Traced chages chỉ cho phép thay đổi thuộc tính định dạng chữ. Mục Comment thì chỉ cho phép thêm chú thích (comment) vào tài liệu mà không được hiệu chỉnh nội dung của tài liệu. Bạn nên ch?n mục Form là mức bảo vệ cao nhất. Ngoài ra, nếu bạn muốn để ngư?i khác được quy?n thao tác trên một hay một số section nào đó thì bạn có thể vào mục Section để b? tùy ch?n bảo vệ cho các section mà bạn muốn.
Kế đó, đi?n mật mã vào ô Password (optional), sau đó gõ lại lần nữa. Như thế thì ai có mật mã mới được quy?n hiệu chỉnh tài liệu này. Trư?ng hợp muốn gỡ b? thuộc tính này thì bạn vào menu Tools > Unprotect Document và gõ lại mật mã mà bạn đã ch?n lúc xác lập.
??NH DẤU TÀI LIỆU ?ƯỢC THAY ?ỔI VỚI TRACK CHANGES
Nếu thuộc tính Protect Document được dùng để bảo vệ tài liệu để tránh m?i sự sửa chữa thì thuộc tính Track Changes (hoặc Rivision trong các phiên bản MS Word cũ) cho phép m?i ngư?i có thể hiệu chỉnh, nhưng nó sẽ đánh dấu bất cứ sự thay đổi nào dù là nh? nhất và nó giúp chúng ta có thể dễ dàng thấy được cũng như so sánh những thay đổi đó.
?ể gán Track Changes cho một tài liệu thì khi mở tài liệu đó lần đầu tiên, vào menu Tools > Track Changes hoặc gõ Ctrl + Shift + E để kích hoạt nó, hoặc cũng có thể g?i thanh Reviewing trong Toolbars. Bây gi? bạn save lại thì nó đã được gán thuộc tính Track Changes rồi đấy.
Khi hiệu chỉnh thì chúng ta có các tùy ch?n:
- Final Showing Markup (mặc định): đối tượng mới được hiệu chỉnh sẽ thay thế đối tượng cũ và đối tượng cũ này cũng được hiển thị để so sánh ở khung kế bên.
- Final: chỉ hiển thị tài liệu đã được hiệu chỉnh cuối cùng mà không đánh dấu hay so sánh với tài liệu gốc.
- Original Showing Markup: hiển thị tài liệu gốc có đánh dấu phần được thay đổi cũng như hiển thị các phần mới được thay đổi ở một khung riêng kế bên.
- Original: hiển thị lại tài liệu gốc mà không đánh dấu các thay đổi.
Nếu bạn đánh dấu Accept Change cho một thay đổi nào đó được xem là thuộc tài liệu gốc, và để hủy b? một thay đổi thì bạn dùng lệnh Reject Change/ Delete Comment. Ngoài ra, nếu muốn ghi chú cho một mục nào đó thì bạn có thể dùng lệnh New Comment để chèn vào. Nếu thực hiện một lần thì bạn sẽ thấy nó dễ hiểu và hữu ích như thế nào.
[B]